Gemeente Stein e-mailt veilig met burgers

Al ruim anderhalf jaar geleden heeft gemeente Stein gekozen voor een integrale aanpak op het gebied van informatieveiligheid en privacy. Een aantal workshops, een risicoprofiel privacy en een nulmeting waren de input voor het privacy beleidskader. Dit alles heeft uiteindelijk geleid tot een implementatieplan. Het inrichten van een algemene veilige emailoplossing is hiervan één onderdeel. Erik Hoffman is CISO en Privacy adviseur bij de gemeente Stein. Hij neemt ons mee in z’n ideeën en acties rondom e-mail en privacy.

 

Email

“Email is een dagelijkse bezigheid voor veel van onze medewerkers. Als je e-mailt moet je rekening houden met de huidige wetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Privacygevoelige informatie hoort nu eenmaal veilig gedeeld te worden. De implementatie van ZorgMail is één van de technische maatregelen. Een besliswijzer helpt medewerkers daarnaast bij hun te maken keuze. Moet ik deze email veilig verzenden of hoeft dat toch niet?

 

ZorgMail

ZorgMail is in de Zorg een begrip. Daar kun je niet om heen. Je merkt dat er jarenlange ervaring achter zit. Dat zie je terug in het gebruikersgemak. Veel gebruikers denken echter dat het alleen een oplossing is voor de Zorg. Voor de afdeling Jeugd en WMO. Onterecht. Het is een goede algemene oplossing, die bij overheden door de gehele organisatie gebruikt kan worden. Ook dus voor een afdeling Burgerzaken.

 

Community: doorslaggevend

De grote community van ZorgMail gaf uiteindelijk de doorslag in de keuze voor ZorgMail. Doordat er al ruim 14.000 organisaties aangesloten zijn, blijken extra handelingen voor verzender als voor ontvanger vaak overbodig. Het gaat hoe dan ook veilig binnen de community. Dat scheelt in de acceptatie bij gebruikers. Mooi meegenomen was het feit dat onze ICT partner Open Line het heel snel kon implementeren. Grote aanvullende investeringen waren daardoor niet nodig.”

 

ICT-afdeling van gemeente Stein

Gemeente Stein heeft de ICT volledig uitbesteed aan Open Line. Open line is de ICT-afdeling en de integratie partner van gemeente Stein en werkt samen met eGem en VANAD Enovation. David Aupers, business development manager bij Open Line vertelt: “Open Line bedient veel organisaties in de Zorg en Lokale Overheid. Met ZorgMail hadden we daarom al positieve ervaringen. Bij de implementatie van de gemeente Stein kwam dat erg goed van pas.”

 

Bewustwording

Erik Hoffman: “In het kader van de AVG informeren wij medewerkers al geruime tijd over het beleid, procedures en richtlijnen van de gemeente Stein. We organiseren bijeenkomsten en geven medewerkers praktische handvaten. We organiseren bewustwordingscampagnes. Dat is een continu proces en stopt niet na één keer. We nemen daar het thema veilig e-mailen altijd in mee. De ‘groene verzendknop’ van ZorgMail in Outlook is namelijk altijd in beeld. Praktischer kan het niet”

 

Besliswijzer Veilig Mailen

Wanneer wel en wanneer niet veilig mailen

Gemeente Haarlemmermeer werkt inmiddels een tijdje met ZorgMail. Voor haar medewerkers maakte de gemeente een besliswijzer. Want wanneer moet een medewerker nu veilig e-mailen en wanneer hoeft dat niet? Stuur een e-mail naar ons en u ontvangt net als Erik Hoffman de besliswijzer.