Outlook notificatie bij ontvangst ZorgMail Veilig e-mailen bericht

18 maart 2021

Voor gebruikers van Outlook kan het handig zijn om te weten dat berichten ontvangen zijn via de veilige servers van ZorgMail. Door middel van een notificatie kan dit eenvoudig zichtbaar worden gemaakt. Op deze manier is in een oogopslag duidelijk dat het bericht veilig is verzonden en ontvangen. De gemeente Westerkwartier maakt hiervan gebruik. De gemeente vertelt graag over de achtergronden en deelt zijn kennis en ervaringen hierover.

"Ook NTA 7516 e-mailberichten krijgen nu een notificatie."

Bewustwording verhogen

Voor gebruikers is lang niet altijd even snel duidelijk of een e-mailbericht van externe bronnen afkomstig is. Het is daarom belangrijk om gebruikers hierop extra te attenderen. Dit doet de gemeente door middel van een notificatie. Deze notificatie geeft door tekst en een kleurrijke balk extra aandacht aan bepaalde ontvangen e-mailberichten. Zo verhoogt de gemeente de bewustwording van de medewerkers. Momenteel maakt de gemeente gebruik van drie verschillende notificaties, namelijk voor externe e-mailberichten, e-mailberichten met bepaalde bijlages, zoals ZIP-bestanden en sinds kort ook voor externe e-mailberichten, die de gemeente via Zorgmail Veilig Mailen heeft ontvangen.

Eenvoudig in Exchange in te regelen

In de Exchange omgeving van Microsoft kunnen beheerders van gemeenten dit vrij eenvoudig inrichten.  De tekst, de kleuren en het aantal notificaties zijn zelf te bepalen. De gemeente heeft gekozen voor een html opmaak, maar een gewone tekst kan uiteraard ook. Daarnaast heeft Westerkwartier er voor gekozen om de notificatie maar één keer te laten zien aan de gebruiker. Zo voorkomt de gemeente een veelvoud aan notificaties als gebruikers heen en weer mailen. Alle e-mailberichten, die gemeente Westerkwartier via ZorgMail Veilig Mailen ontvangt, krijgen deze notificatie mee. Ook e-mailberichten, die via de NTA 7516 community ontvangen worden op deze wijze behandeld. De gemeente heeft de stappen onder elkaar gezet in een korte instructie. Deze is bij eGem op te vragen.

[let op!] Deze email is via ZorgMail Veilig Mailen ontvangen.

Instructie notificatie ZorgMail

Laat bij ons jouw gegevens achter en wij sturen de instructie van de gemeente Westerkwartier naar je toe.