Hoe kunnen gemeenten veilig grote bestanden delen?

21 oktober 2021

De AVG (GDPR) en de NTA 7516 (Nederlandse norm voor veilige zorgcommunicatie) hebben ervoor gezorgd dat gemeenten steeds veiliger kunnen mailen. Ook bestanden kunnen digitaal veilig met elkaar en de buitenwereld worden uitgewisseld. Gewoon vanuit de bestaande vertrouwde werkomgeving mailen, maar dan veilig.

Maar hoe zit het precies bij het versturen van grote bestanden via mail? Veel standaard mailoplossingen kennen namelijk limieten, waardoor het niet altijd mogelijk is om veilig grote bestanden te delen. Wat doe je dan? Je wilt niet dat medewerkers deze bestanden op een onveilige wijze gaan delen.

Veilig grote bestanden sturen is relevanter dan ooit

Onder andere door de uitbraak van COVID-19 is het belang van het veilig delen van grote bestanden toegenomen. Veel medewerkers werkten noodgedwongen vanuit huis. Ook dan is het essentieel dat informatie snel en digitaal gedeeld kan worden met collega’s, ketenpartners of burgers.

Applicaties zoals Microsoft Teams zijn bij veel gemeenten niet meer weg te denken. Chatten, mailen, beeldbellen en bestanden delen met collega’s en ketenpartners met behulp van Microsoft Teams is de normaalste zaak van de wereld geworden. De drempel om informatie te delen is daarmee een stuk lager geworden.

 

 

“Het delen van grote bestanden kan op steeds meer manieren. Veilig, vertrouwd en eenvoudig”

 

Ik kan geen grote bestanden beveiligd delen. Wat nu?

Laten we er geen misverstand over bestaan. Verreweg de meeste bijlagen kunnen prima veilig gedeeld worden via de bestaande mailoplossing, zoals Outlook. De limieten voor de maximale bestandsgrootte bij Microsoft Outlook 2020 bedraagt maximaal 20 Mb. Niet in alle gevallen biedt Outlook daarom een uitkomst.

Gelukkig zijn er dan leveranciers op de markt voor het delen van grote bestanden zoals WeTransfer, Dropbox, Smash en Owncloud. Alleen zijn deze vrijwel allemaal niet veilig genoeg voor het delen van privacygevoelige gegevens en voldoen niet aan de BIO. Ze zijn bovendien niet geïntegreerd in Microsoft Office Suite. Dat is niet gebruikersvriendelijk voor medewerkers.

Maak gebruik van aanwezige integraties om grote bestanden veilig delen.

De oplossing is simpel; maak gebruik van de vaak toch al aanwezige Onedrive en Teams in de Microsoft Office Suite. Voor Teams en OneDrive geldt een maximale upload van 250 Gb. Zo garandeer je gebruikersgemak en veiligheid. En heel belangrijk; gebruikers blijven in hun vertrouwde werkomgeving en hoeven geen extra handelingen te doen. Het gebruik wijst voor zich en grote bestanden kunnen ook gewoon worden gedeeld vanuit de Outlook client van de gebruiker.

 

Veilig mailen en grote bestanden delen

Omdat ZorgMail werkt vanuit de Outlook client, kunnen gebruikers eenvoudig veilig mailen en grote bestanden delen met OneDrive. Dit kan dus tot 250 Gb vanuit de vertrouwde mailomgeving. Er zijn geen aparte applicaties meer nodig en data gaat niet langs een extra leverancier. Bovendien biedt Microsoft slechts één centrale omgeving om data te classificeren en te monitoren. Zo heb je (als beheerder) maximale controle.

 

Hoe werkt het?

Je plaats het bestand dat je wilt mailen in OneDrive. Vervolgens stel je een nieuw bericht op in Outlook en voeg je het bestand als koppeling naar de ontvanger. Het bestand wordt op deze manier niet met de e-mail meegezonden. Alleen de link naar het bestand wordt verzonden naar de ontvanger.

Het is goed om te weten dat je bij het verzenden van het bestand zelf kan bepalen of de ontvanger het bestand alleen mag lezen of dat de ontvanger ook mag wijzigen. Bovendien krijg je automatisch een bericht als het bestand is geopend door de ontvanger. Ook kan je het delen stoppen of het bericht intrekken.

In de film hieronder kunt u zien hoe eenvoudig het is om een groot bestand vanuit Outlook te delen.