Laagdrempelig en voordelig

“We wilden met name een veilige, maar bovendien laagdrempelige veilige e-mailapplicatie hebben. Verzenders moeten eenvoudig veilig kunnen mailen. Ontvangers moeten weten hoe ze de veilige mail eenvoudig kunnen beantwoorden en heel belangrijk: veilig kunnen doorsturen. Dit kan nu allemaal met de uitgebreide versie van ZorgMail. Bovendien bleek ZorgMail qua prijs interessant voor onze gemeente. We hebben echt een bewuste keuze gemaakt voor de laagdrempeligheid en de kosten.

We hebben echt een bewuste keuze gemaakt voor de laagdrempeligheid en de kosten

Meer gemak door interoperabiliteit van NTA 7516.

ZorgMail is gecertificeerd voor de NTA 7516. Dit betekent dat verzenders en ontvangers van veilige mail minder tokens nodig hebben om berichten te ontsleutelen. Tom: “ZorgMail heeft al een grote veilig mail community en deze wordt nu alleen maar groter. Als een ketenpartner bijvoorbeeld een andere veilige mail applicatie gebruikt en ook NTA-compliant is, dan belanden veilige mailberichten gewoon direct in elkaars postbus. Een token is dan niet meer nodig. Dat scheelt ons en de ketenpartner gedoe en veel tijd!”

Weten wat je deelt

De ervaringen van de medewerkers met ZorgMail zijn erg positief. “Wij hebben veel aandacht besteedt aan goede instructies voor medewerkers. Wanneer moet je nu wel en wanneer moet je nu niet veilig mailen? Weten wat je deelt. Dat vinden wij belangrijk. Bij het sociale domein worden bijvoorbeeld leefzorgplannen met burgers gedeeld. Dit gaat nu met ZorgMail eenvoudig en veilig. Burgers weten bovendien snel hoe zij het plan kunnen downloaden. En veilig beantwoorden of doorsturen is zo gedaan. Het spreekt gewoon erg voor zich.”

Medewerkers moeten altijd zelf blijven nadenken

“Een veilige e-mailapplicatie is leuk. Het is een handige tool, maar het is geen vervanger van het boerenverstand. Als gemeente hebben wij de verplichting om zorgvuldig met gegevens om te gaan. Medewerkers moeten daarom altijd kritisch blijven nadenken. Je kan nog zoveel automatische waarschuwingen krijgen door middel van kleuren, geluiden of extra pop-up schermen, uiteindelijk ben je als medewerker zelf verantwoordelijk. Hier hebben wij veel nadruk opgelegd in het project. We blijven continu onze medewerkers informeren en adviseren. Blijf altijd zelf nadenken.”

Het delen van grote bestanden kan nu ook

Tom: “We willen ook een echte slag maken in het kunnen delen van grote bestanden. Hier is echt een vraag naar binnen onze gemeente. We willen deze vraag ook duidelijk in beeld hebben. Je zit al snel bij traditionele email aan de beperking van de capaciteit. Zeker als je meerdere grote bestanden wilt delen. Het is dan fijn om met ZorgMail te kunnen blijven werken vanuit de vertrouwde Outlook omgeving. En dat je bestanden kunt intrekken en zelf de bewaartermijn op Nederlandse servers kan bepalen. Hier is door ZorgMail goed over nagedacht. Bovendien is het allemaal onafhankelijk gepentest en volgens de AVG.”

Een veilige e-mailapplicatie is leuk. Het is een handige tool, maar het is geen vervanger van het boerenverstand