Gemeente Almere voert veilige email in

Gemeente Almere heeft ZorgMail geïmplementeerd. De veilige mail oplossing van eGem is in gebruik genomen door de Dienst Sociaal Domein. Hieronder leest u de evaluatie met projectleider ICT Chris Verhoef, waarbij de Dienst Sociaal Domein (DSD) en Fujitsu, de leverancier voor automatisering van gemeente Almere, in de beantwoording betrokken zijn.

Waarom gebruikt gemeente Almere veilige email?
“De combinatie van privacy bescherming en email security is een zeer belangrijk onderwerp en email berichten mogen uiteraard nooit voor derden inzichtelijk zijn. De DSD van de gemeente Almere mailt veelvuldig privacy gevoelige informatie en bijlagen met klanten en andere zorgpartijen. Deze dienen beveiligd verstuurd en ontvangen te worden.”

Waarom heeft gemeente Almere voor ZorgMail en eGem gekozen?
“ZorgMail wordt door veel van onze partners en gecontracteerde zorgaanbieders gebruikt om veilige informatie met elkaar uit te wisselen. Via de ZorgMail oplossing, die eGem aanbiedt, wordt voldoende functionaliteit geboden. Zo kunnen we beveiligd emailen met alle aangesloten zorgpartijen en kunnen we de routering naar hun e-mail domeinen integreren in onze mail omgeving. Voordeel van deze werkwijze is dat de gebruiker zelf geen keuze hoeft te maken of een extra handmatige actie uit te voeren. Het versleutelen en beveiligd versturen en ontvangen verloopt automatisch en op de achtergrond. Met kleinere partijen die nog niet aangesloten zijn bij ZorgMail kunnen we via een postbus met een @zorgmail.nl domein alsnog via beveiligde email communiceren.”

Hoe is de implementatie verlopen?
“De commerciële en functionele afstemming was vooraf met eGem en verliep vlot en soepel.

Besluitvorming aan gemeente zijde was noodzakelijk en de daarbij benodigde documenten werden vlot uitgewisseld en getekend. De technische implementatie is vlot verlopen. Na de kick-off is de communicatie tussen onze ICT dienstverlener Fujitsu en eGem opgestart. Gekozen is om de betrokken technische consultants rechtstreeks met elkaar te laten communiceren wat er mede voor gezorgd heeft dat de implementatie vlot verliep. Omdat de filtering en routering niet geheel in de Symantec Mail Gateway’s opgelost kon worden is filtering en routering op Exchange ingezet.”

Hoe is de organisatie betrokken (denk aan de gebruikers, ICT, management)?
“De hele organisatie van de DSD is meegenomen in, met name het belang van veilige email en informatie uitwisseling. Ook het belang van afstemming met de partijen waarmee je informatie uitwisselt. Iedereen zit op een ander technisch en kennis niveau wat email security betreft. Bij de Dienst Sociaal Domein is een key-user aangesteld. Vanuit ICT is een projectleider aangesteld, die de driehoek, interne klant, ICT, eGem aanstuurde. Het DSD management en ICT contract management zijn nauw betrokken geweest bij de besluitvorming en ondertekening van het contract met eGem.”

Hoe zijn jullie verder gegaan na de implementatie?
Nadat de aansluiting is geactiveerd is er technisch gezien weinig vervolg nodig geweest. De oplossing werkt correct.

We hebben verdere analyses gemaakt met betrekking tot de compliancy bij de partijen met wie we gegevens uitwisselen. De organisatie rondom de communicatie met zorgmedewerkers en aansturing van zorgpartijen is belegd bij de afdeling DSD en de key-user.

Welk rapportcijfer geven jullie aan de functionaliteit en welke aan eGem?
Een ruime voldoende, een 8 voor functionaliteit en een 8 voor de samenwerking met eGem. ZorgMail biedt overigens meer dan wat gemeente Almere momenteel nodig heeft. EDI en outlook add-in wordt vooralsnog niet gebruikt. De Safe Mail Relay oplossing biedt voor ons alleen al voldoende functionaliteit en voordelen.

Welke aanbevelingen heeft gemeente Almere voor collega gemeenten, die nog iets overwegen?
“Kijk naar informatiebeveiliging als geheel, er bestaat momenteel geen oplossing voor alle informatie stromen. Je zult de komende jaren meerdere informatie kanalen naast elkaar aandacht moeten blijven geven. Vooral op het gebied van email beveiliging komen er meer en meer beveiligingseisen waaraan gemeenten moeten voldoen. De ZorgMail oplossing is ook niet alles omvattend, maar een stap in de goede richting. Als alternatieve deeloplossing met de focus op zorgpartijen is ZorgMail een goed alternatief om mail te versleutelen en te routeren en waarmee je de zekerheid hebt dat zowel verstuurde als ontvangen informatie versleuteld en beveiligd wordt uitgewisseld met de aangesloten partijen.”

“Voordeel van deze werkwijze is dat de gebruiker zelf geen keuze hoeft te maken of een extra handmatige actie uit te voeren. Het versleutelen en beveiligd versturen en ontvangen verloopt automatisch en op de achtergrond.”

 

 

Heeft u ook interesse in ZorgMail?

Contact ons