Hoe is de implementatie verlopen?
‘De mensen die intern betrokken zijn geweest, waren druk bezet. Dus de interne beschikbaarheid was onvoldoende, dat lag aan ons. We hadden met alle afdelingen wel wat te organiseren. eGem en de projectleider VANAD Enovation behandelde de vragen van ons prima. Daardoor is de implementatie vlot en goed verlopen. Ook de technische installatie, changes en het testen ging super en eenvoudig. Dus technisch ook louter tevredenheid. Het heeft vanuit onze zijde wel iets te lang geduurd, maar daar kunnen jullie niks aan doen. Stichting de Toegang is een nieuwe afdeling/organisatie. Daar was behoefte aan extra voorlichtingsbijeenkomsten en dat kost extra tijd. Nu komt ook Menso, het leerbedrijf van Emmen erbij. En dan gaat de tijd best snel.’
Hoe is de organisatie betrokken (denk aan de gebruikers, ICT, management)?
“De hele ‘Management is zeer betrokken en eigenlijk is het project gestart door managers uit de hoek van het sociaal domein. De oprichting van Stichting De Toegang was de directe aanleiding. Die zagen de noodzaak. De vraag kwam dus vanuit het management. Ze gaven gelijk groen licht en vinden dit belangrijk om te doen. De medewerkers zijn al doordrongen van het feit dat dit moet. Het zit wel goed met de bewustwording.’
Hoe zijn jullie verder gegaan na de implementatie?
‘Gebruikers bijeenkomsten en uitrol per afdeling. We hebben presentatie materiaal gemaakt en veel aandacht besteed aan wanneer je dit wel of niet moet gebruiken. De uitleg van de werking is erg simpel en gebruiksvriendelijk. In 5 minuten ben je klaar om het gebruik uit te leggen. Echter wanneer gebruik je email dat privacy gevoelig is, wie bepaald dat, waar leg je de grens. (zie kader) Dat gaf veel gespreksstof en daar hebben we allemaal veel van geleerd.’