Gemeente Emmen mailt veilig met ZorgMail

Gemeente Borger-Odoorn, gemeente Coevorden en gemeente Emmen (BOCE) hebben ZorgMail geïmplementeerd. Ook werk- en leerbedrijf Menso, Stichting de Toegang Emmen en de sociale wijkteams van de gemeenten werken met de veilige mail oplossing van eGem. Manager informatie en organisatie, Eddie Begeman vertelt over zijn ervaringen.

Waarom gebruikt gemeente BOCE veilige email?

‘Twee redenen. Ten eerste is er met name in de “zorg-hoek” gewoon behoefte om veilig te communiceren. Cliënt gegevens, diverse verslagen en vele andere communicatie die is vastgelegd en wordt uitgewisseld, zijn privacy gevoelig. Het was al langer een probleem hoe de medewerkers hiermee moesten omgaan. Het bewustzijn was er wel, echter op de huidige wijze doorgaan met e-mail was niet goed en bleek onzorgvuldig. De vraag is vooral gekomen van de afdelingen zelf. De WMO, Jeugd en de wijkteams hadden behoefte aan een goede oplossing en erkennen de gevaren van datalekken.

 Ten tweede is er een aanscherping van de privacywetgeving. Die heeft ‘iedereen’ aangezet. Nu is iedereen bewust, en sturen de CISO en de privacy officers op veilig delen van informatie, ge-encrypt en beveiligd.

De combinatie van privacy bescherming en email security is een zeer belangrijk onderwerp en email berichten mogen uiteraard nooit voor derden inzichtelijk zijn. Ook het bestuur is zich hiervan bewust en gaat de oplossing inzetten.’

Waarom heeft gemeente BOCE  voor ZorgMail en eGem gekozen?

‘We hebben een aantal opties in Drenthe gezien en daar kwam ZorgMail niet echt in voor. Er is ook voor cryptshare of andere leveranciers gekozen door collega gemeenten.  Wij hebben alle opties bekeken en hadden als eis dat het laagdrempelig voor gebruiker moest zijn. Als het niet gebruiksvriendelijk is voor verzender en ontvanger dan wordt het niet of minder gebruikt en dan mis je je doel. Ook de technische installatie moest simpel zijn. ZorgMail voldeed aan beide voorwaarden. En natuurlijk hebben we naar de kosten gekeken. Al met al hadden jullie een goed verhaal. De vraag uit de zorgsector is ook doorslaggevend geweest. Mede omdat het landelijke gebruik groot is en dus ZorgMail bekend is, is dat dus een extra reden om aan te sluiten.’

Hoe is de implementatie verlopen?

‘De mensen die intern betrokken zijn geweest, waren druk bezet. Dus de interne beschikbaarheid was onvoldoende, dat lag aan ons. We hadden met alle afdelingen wel wat te organiseren. eGem en de projectleider VANAD Enovation behandelde de vragen van ons prima. Daardoor is de implementatie vlot en goed verlopen. Ook de technische installatie, changes en het testen ging super en eenvoudig. Dus technisch ook louter tevredenheid. Het heeft vanuit onze zijde wel iets te lang geduurd, maar daar kunnen jullie niks aan doen. Stichting de Toegang is een nieuwe afdeling/organisatie. Daar was behoefte aan extra voorlichtingsbijeenkomsten en dat kost extra tijd. Nu komt ook Menso, het leerbedrijf van Emmen erbij. En dan gaat de tijd best snel.’

Hoe is de organisatie betrokken (denk aan de gebruikers, ICT, management)?

“De hele ‘Management is zeer betrokken en eigenlijk is het project gestart door managers uit de hoek van het sociaal domein. De oprichting van Stichting De Toegang was de directe aanleiding. Die zagen de noodzaak. De vraag kwam dus vanuit het management. Ze gaven gelijk groen licht en vinden dit belangrijk om te doen. De medewerkers zijn al doordrongen van het feit dat dit moet. Het zit wel goed met de bewustwording.’

Hoe zijn jullie verder gegaan na de implementatie? 

‘Gebruikers bijeenkomsten en uitrol per afdeling. We hebben presentatie materiaal gemaakt en veel aandacht besteed aan wanneer je dit wel of niet moet gebruiken. De uitleg van de werking is erg simpel en gebruiksvriendelijk. In 5 minuten ben je klaar om het gebruik uit te leggen. Echter wanneer gebruik je email dat privacy gevoelig is, wie bepaald dat, waar leg je de grens. (zie kader) Dat gaf veel gespreksstof en daar hebben we allemaal veel van geleerd.’

Welk rapportcijfer geven jullie aan de functionaliteit en welke aan eGem?

‘Een 8. Er zijn wel verbeterpunten, op het gebied van functionaliteit zijn er best veel vragen. Een duidelijk FAQ (veel gestelde vragen en tips) lijkt ons wel handig. Wij hebben zelf de gebruikerstoelichting opgesteld, dat had ook door jullie kunnen gebeuren. ZorgMail wordt zo vaak ingevoerd, dat jullie alle vragen wel een keer gehad hebben, toch?’

Welke aanbevelingen heeft BOCE voor collega gemeenten, die nog iets overwegen?

‘BOCE is hierin neutraal en ieder moet dat voor zich weten. Indien collega gemeenten of ‘zorg en sociale’ organisaties aansluiten op ZorgMail is dat uiteraard wel handig voor ons. De oplossing dekt functioneel de lading maar er zijn vele tools die veilige communicatie mogelijk maken. Wij vinden de ZorgMail oplossing erg handig voor onze gebruikers en voor de ontvangers.’

Besliswijzer

Wanneer wel en wanneer niet veilig mailen

Gemeente Haarlemmermeer werkt inmiddels een tijdje met ZorgMail. Voor haar medewerkers maakte de gemeente een besliswijzer. Want wanneer moet een medewerker nu veilig mailen en wanneer hoeft dat niet? Stuur ons een mail en u ontvangt dezelfde dag nog de besliswijzer. Wellicht ook handig voor uw gemeente.

Als het niet gebruiksvriendelijk is voor verzender en ontvanger dan wordt het niet of minder gebruikt en dan mis je je doel

Eddie Begeman, manager informatie en organisatie van BOCE

 

 

 

Heeft u ook interesse in ZorgMail?

Contact ons